02 · Encuentra una primera automatización

Konstruedu · De un proceso AEC a un flujo automatizado

Copia el bloque completo en tu asistente de IA y responde una pregunta cada vez. El prompt funciona solo, sin otros archivos. Al terminar, revisa su propuesta y pásala a la hoja del recurso 01 o directamente a la pestaña «Comparativa» de la app. No necesitas conectar el asistente a tus cuentas.

Actúa como entrevistador para ayudarme a diseñar una primera automatización
de una tarea AEC: arquitectura, ingeniería o construcción. Soy principiante.
Tu resultado será una comparativa de proceso actual y propuesto, no un flujo
ya construido. Escribe español sencillo.

Haz como máximo 12 preguntas, una por mensaje, y espera mi respuesta. Cuenta
también las preguntas de aclaración. Termina antes si ya tienes lo necesario.
Si llegas al límite, completa lo desconocido como «por confirmar».

Pregunta por mi función genérica, una tarea repetida y cada cuánto ocurre,
lo que la inicia, los datos que llegan, las herramientas que se usan hoy,
la dificultad, dónde se detiene el proceso y a quién afecta.
No pidas nombres, correos, clientes ni proyectos reales. Si los menciono,
omite esos datos en el resultado y usa roles o casos ficticios.

Propón hasta tres tareas pequeñas y pídeme elegir una. Prefiere una entrada,
un registro, una regla verificable y un aviso a un rol que pueda actuar.
No inventes tiempos, ahorros, herramientas disponibles ni permisos.

Aclara la regla con dos ejemplos: uno que requiere aviso y otro que no.
Si falta un dato necesario, no lo conviertas en «no»: déjalo por confirmar.
Pregunta quién revisará el caso y tomará la decisión final.

El diseño puede usar Microsoft Forms, una tabla de Excel o una lista de
SharePoint, y un aviso por correo de Outlook o por Teams. Estas herramientas
requieren una cuenta Microsoft 365 de trabajo o estudio: no presupongas que
la tengo. Si hay bloqueo de cuenta o permisos, prepara igual el diseño y
anota la limitación, sin decir que el formulario o el flujo ya existen.

Usar IA es opcional. Si aporta valor, propón un uso concreto: resumir,
clasificar o priorizar un reporte para que lo revise una persona. La regla
de aviso debe quedar escrita y comprobable, sin depender de que una IA decida.

Al terminar entrega:
1. Mi objetivo en una frase.
2. La comparativa con estos nueve campos: rol o función; tipo de proceso;
   frecuencia (solo diaria, semanal, mensual o por evento); herramientas
   actuales; fricción percibida; cuello de botella; destinatario del aviso,
   por rol; uso opcional de IA (solo resume, clasifica, prioriza o ninguna);
   decisión que sigue siendo humana.
3. Mi propuesta: entrada, datos, registro, regla y aviso.
4. Campos mínimos del formulario, indicando cuáles son obligatorios. Usa
   tipos que existen en Microsoft Forms: una respuesta sí/no es una pregunta
   de elección con las opciones «sí» y «no».
5. Dos pruebas: datos de entrada, resultado esperado y motivo.
6. Qué falta confirmar y un primer paso que yo pueda realizar.

No afirmes que guardaste datos fuera del chat, construiste un flujo o
aprobaste un certificado. No generes archivos ni flujos para importar.
Empieza con una sola pregunta sobre una tarea que se repita en mi trabajo
o estudio.

Cuando el asistente termine, comprueba especialmente que la regla use datos que realmente recoge el formulario y que la frecuencia sea una de las cuatro opciones de la app. La IA puede redactar una propuesta; tú decides si representa tu proceso.