03 · Ejemplo resuelto paso a paso: KON-DEMO-01

Desde dónde partes: una cuenta Microsoft de trabajo o de estudio, un navegador en el computador y este documento. No necesitas instalar programas ni comprar licencias.

Qué harás: construir en Power Automate en la nube el flujo del ejemplo resuelto. Junta en una tabla de Excel los reportes de incidencia que llegan por un formulario y avisa por correo solo los urgentes. Después lo pruebas con tres casos y lees su historial de ejecuciones.

Cómo sabrás que salió: tres ejecuciones correctas en el historial, tres filas nuevas en la tabla y dos correos de aviso en tu bandeja: el del caso A y el del caso C.

Antes de empezar

• Cuenta. Desde el 27 de julio de 2025, Power Automate en la nube solo admite cuentas Microsoft de trabajo o de estudio. Una cuenta personal, como gmail.com, outlook.com o hotmail.com, no sirve. Usa la misma cuenta en Forms, Excel y Power Automate.
• Sin costo. El flujo usa tres conectores estándar: Microsoft Forms, Excel Online (Empresas) y Office 365 Outlook. Si aparece una compra o una prueba de pago, detente: este ejemplo no la necesita. Si tu organización bloquea un conector, verás un aviso y no lo puedes resolver tú.
• Datos ficticios. Usa solo los datos de ejemplo de esta guía. Los avisos van a tu propia cuenta.
• Nombres en pantalla. Los botones y acciones están escritos como se ven en la interfaz en español. Pueden variar un poco según la versión; algunos aparecen en inglés, como «Excel Online (Business)» o las ramas «True» y «False».

Las cinco decisiones del ejemplo

El orden importa: primero se registra y después se decide. Así, cada reporte queda en la tabla aunque no genere aviso.

Paso 1 · Crea el formulario

En Microsoft Forms, pulsa «Nuevo formulario» y ponle de título KON-DEMO · Reporte de incidencia (ficticio). Agrega estas siete preguntas en este orden. Las seis primeras son de tipo «Elección» y obligatorias; la séptima es de tipo «Texto», con «Respuesta larga», y no obligatoria.

Forms no tiene un tipo sí/no: la pregunta 5 es de elección con las opciones «sí» y «no», en minúsculas y con tilde.

Resultado: en «Vista previa» ves las siete preguntas y no puedes enviar sin responder las seis primeras. Copia el enlace para responder desde «Recopilar respuestas» → «Copiar vínculo»; lo usarás en el paso 10.

Paso 2 · Prepara la tabla de Excel

En OneDrive crea la carpeta KON-DEMO y dentro un libro de Excel llamado KON-DEMO-Datos.xlsx. En la primera fila escribe estos once encabezados, uno por columna:

Fecha (Lima) · Día · Proyecto · Sector · Tipo de hallazgo · Urgencia · Bloquea el avance · Quién reporta · Descripción · Aviso · Origen

Selecciona los encabezados y usa «Insertar» → «Tabla», con la casilla «La tabla tiene encabezados». En «Diseño de tabla», cambia el nombre de la tabla a Incidencias. Conviene dar formato de texto a las columnas, para que Excel no convierta las fechas en números.

Resultado: una tabla con nombre Incidencias, con encabezados y sin filas. Power Automate solo escribe en tablas con nombre, no en celdas sueltas.

Paso 3 · Crea el flujo y su desencadenador

En Power Automate, pulsa «Crear» → «Flujo de nube automatizado». Nómbralo KON-DEMO-01. Como desencadenador busca Microsoft Forms y elige Cuando se envía una respuesta nueva. Pulsa «Crear». En la tarjeta del desencadenador, en «Id. de formulario», elige tu formulario.

Resultado: el diseñador muestra una tarjeta con tu formulario elegido. El desencadenador solo avisa que llegó una respuesta; todavía no trae sus datos.

Paso 4 · Obtén los datos de la respuesta

Debajo del desencadenador pulsa «+» → «Agregar una acción», busca Microsoft Forms y elige Obtener los detalles de la respuesta. En «Id. de formulario» elige el mismo formulario. En «Id. de respuesta», abre el contenido dinámico (el rayo o «Insertar contenido dinámico») y elige «Id. de respuesta» del desencadenador.

Resultado: una segunda tarjeta. Desde aquí, el contenido dinámico ya ofrece las siete preguntas del formulario.

Paso 5 · Define quién recibe el aviso

Agrega la acción Inicializar variable. Nombre: DestinatarioAvisos. Tipo: «Cadena» (o «String»). Valor: tu correo de la cuenta de trabajo o de estudio.

Resultado: el destinatario queda en un solo lugar. Para cambiarlo después, editas solo esta tarjeta.

Paso 6 · Registra siempre en la tabla

Agrega Agregar una fila a una tabla, del conector Excel Online (Empresas). Elige:

• Ubicación: «OneDrive para la Empresa»;
• Biblioteca de documentos: «OneDrive»;
• Archivo: /KON-DEMO/KON-DEMO-Datos.xlsx;
• Tabla: Incidencias.

Aparecen las once columnas. Llena siete con el contenido dinámico de «Obtener los detalles de la respuesta»: Proyecto ← proyecto, Sector ← sector, Tipo de hallazgo ← tipo de hallazgo, Urgencia ← urgencia declarada, Bloquea el avance ← ¿bloquea el avance?, Quién reporta ← quién reporta y Descripción ← descripción. En Origen escribe KON-DEMO-01.

Las otras tres columnas se llenan con expresiones. En cada una, abre el editor de expresiones (fx), escribe la expresión y, donde dice <…>, inserta ese campo desde el contenido dinámico:

• Fecha (Lima): convertFromUtc(utcNow(),'SA Pacific Standard Time','yyyy-MM-dd HH:mm')
• Día: convertFromUtc(utcNow(),'SA Pacific Standard Time','yyyy-MM-dd')
• Aviso: if(or(equals(<urgencia declarada>,'alta'),equals(<¿bloquea el avance?>,'sí')),'sí','no')

Para la descripción vacía puedes usar, en lugar del campo directo, if(empty(trim(coalesce(<descripción>,''))),'(sin descripción)',<descripción>).

Resultado: la tarjeta muestra el archivo, la tabla y las columnas llenas. utcNow() da la hora en UTC; la expresión la pasa a la hora de Lima. La columna Aviso repite la regla para leerla en la tabla, pero la rama que de verdad se recorrió se confirma en el historial.

Paso 7 · Escribe la regla en la condición

Agrega la acción Condición. Llena la primera fila: «urgencia declarada» (contenido dinámico) · «es igual a» · alta. Pulsa «Agregar» → «Agregar fila» y llena la segunda: «¿bloquea el avance?» · «es igual a» · sí. Cambia la unión de Y a O.

Resultado: la condición muestra dos filas unidas por O y abre dos ramas, Verdadero y Falso. Con O basta que se cumpla una. Los valores van igual que en el formulario: en minúsculas y con tilde.

Paso 8 · Avisa solo en la rama Verdadero

Dentro de la rama Verdadero agrega Enviar un correo electrónico (V2), de Office 365 Outlook:

• Para: la variable DestinatarioAvisos;
• Asunto: [KON-DEMO] Incidencia que requiere revisión · y, a continuación, el campo «proyecto»;
• Cuerpo: una línea por cada una de las siete respuestas, por ejemplo «Urgencia: » seguido del campo «urgencia declarada»;
• Importancia (en los parámetros avanzados): «Alta».

La rama Falso queda vacía: el registro ya se hizo en el paso 6.

Resultado: el flujo completo tiene, en orden, el desencadenador, los detalles, la variable, la fila en la tabla y la condición, con el correo dentro de Verdadero.

Paso 9 · Guarda y revisa

Pulsa «Guardar». Si el comprobador de flujo muestra errores, ábrelo y corrige la tarjeta que indica antes de seguir.

Resultado: el flujo se guarda sin errores y queda activado: desde ahora, cada respuesta nueva del formulario lo ejecuta.

Paso 10 · Prueba con los casos A, B y C

Pulsa «Probar» → «Manualmente» → «Probar». Abre el enlace del formulario del paso 1 y envía el caso A. Después envía B y C, uno a la vez. Espera a ver la fila nueva en la tabla antes de enviar el siguiente, para no duplicar filas ni avisos. La fila puede tardar unos segundos en aparecer.

Resultado: tres filas nuevas en Incidencias y dos correos en tu bandeja, los de A y C.

Paso 11 · Lee el historial de ejecuciones

Vuelve a «Mis flujos» y abre KON-DEMO-01. En «Historial de ejecución de 28 días» aparece una línea por respuesta, con su fecha, hora y estado. Abre cada una:

1. Estado: debe decir correcto. Cada tarjeta ejecutada muestra una marca verde.
2. Condición: abre la tarjeta y mira su resultado. En A y C es verdadero; en B, falso.
3. Correo: en A y C, «Enviar un correo electrónico (V2)» se ejecutó. En B aparece omitido, y es correcto: pertenece a la rama que no se tomó.
4. Entradas y salidas: abre «Agregar una fila a una tabla» y compara lo que entró con la fila de la tabla.

Resultado: puedes explicar cada caso en una frase, por ejemplo: «En C la condición dio verdadero porque bloquea el avance, y se envió el correo».

Si una acción falla, los pasos siguientes aparecen omitidos. Eso es un error que hay que corregir, no una decisión de la regla: abre la tarjeta con error y lee su mensaje.

Paso 12 · Desactiva el flujo

Cuando termines de probar, en «Mis flujos» pulsa «⋮» junto a KON-DEMO-01 → «Desactivar».

Resultado: el flujo aparece desactivado y las respuestas nuevas ya no generan filas ni avisos. Un flujo activo de más sobre el mismo formulario duplica filas y correos.

Si algo no sale

Para seguir

Empieza con Excel: es lo más simple de revisar. Cuando el registro crezca o lo usen varias personas, una lista de SharePoint, con la acción «Crear elemento», es la mejora natural.

Documentación oficial de Microsoft: preguntas frecuentes de Power Automate · crear un flujo de nube · Forms en un flujo · condiciones con O e Y · historial y errores.