03 · Construye una primera versión en Power Automate

Konstruedu · De un proceso AEC a un flujo automatizado

Guía del Día 2 para construir el flujo del caso de referencia o una primera versión de tu caso. Tu flujo propio no necesita quedar funcionando para entregar tus evidencias. Los nombres de botones y acciones están escritos como se ven en la interfaz en español; pueden variar un poco según idioma y versión.

Antes de empezar

• Cuenta. Necesitas una cuenta Microsoft 365 de trabajo o estudio con Forms y Power Automate. El conector de Forms solo funciona con cuentas de organización: una cuenta personal, como Outlook.com o Hotmail, no sirve. Usa la misma cuenta en Forms, Excel y Power Automate. Microsoft: conector Forms
• Sin costo. El recorrido usa conectores estándar: Forms, Excel Online (Business) y Office 365 Outlook, igual que SharePoint y Teams. Están incluidos en las cuentas Microsoft 365 con Power Automate. Si aparece una compra o una prueba de pago, detente: no necesitas comprar nada. Tu organización puede bloquear un conector por política; si ves ese aviso, documéntalo. Microsoft: licencias · Microsoft: entorno y licencias
• Si no tienes cuenta o permisos. Trabaja junto a alguien que sí tenga acceso y observa cada paso, o sigue la demostración. En «Construir y reportar» elige «No pude crearlo (cuenta, permisos o licencia)» y explica en «¿Qué lo impidió?» lo que pasó. Documentar la limitación es una evidencia válida; no declares creado algo que no existe.
• Enlace que conservas. De tu formulario guarda el enlace para responder: en Forms, «Recopilar respuestas» → «Copiar vínculo». No uses el enlace de edición, que es la dirección del navegador mientras editas.

Caso de referencia de la sala

Escalar una incidencia de obra. Forms → Obtener los detalles de la respuesta → tabla de Excel → Condición → correo de Outlook. Regla: urgencia = alta O bloquea el avance = sí; basta una de las dos. Para esta primera versión usa tabla de Excel y correo de Outlook, aunque tu ficha sugiera SharePoint o Teams.

El formulario de la sala tiene siete preguntas. Para la regla bastan dos: urgencia y bloquea el avance. Tu formulario puede tener otros campos según tu caso.

El recorrido paso a paso

1. Crea el formulario. En Microsoft Forms agrega descripción, urgencia y ¿bloquea el avance? Forms no tiene un tipo sí/no: usa preguntas de «Elección» con las opciones alta, media y baja, y sí y no. Marca como obligatorias las dos preguntas de la regla. Trabaja con datos ficticios.
2. Crea el flujo. En Power Automate: «Crear» → «Flujo de nube automatizado». Como desencadenador elige Microsoft Forms, Cuando se envía una respuesta nueva, y selecciona tu formulario en «Id. de formulario». Microsoft: Forms en un flujo
3. Obtén los datos. Agrega Obtener los detalles de la respuesta con el mismo formulario y, en «Id. de respuesta», el identificador que entrega el desencadenador. El desencadenador solo trae ese identificador.
4. Registra. Prepara un libro de Excel en OneDrive para la Empresa o en SharePoint con una fila de encabezados y convierte ese rango en tabla: «Insertar» → «Tabla», con «La tabla tiene encabezados». Agrega Agregar una fila a una tabla de Excel Online (Business), elige el archivo y la tabla y asigna cada columna con los datos del paso anterior. Excel: crear una tabla · Microsoft: conector Excel
5. Decide. Después del registro agrega Condición con dos filas unidas por O: urgencia «es igual que» alta; bloquea el avance «es igual que» sí. Escribe los valores igual que las opciones del formulario, con tilde. En el diseñador las ramas pueden verse como «True» y «False», o «Verdadero» y «Falso»: True es la rama Sí y False es la rama No. Microsoft: condiciones con O e Y
6. Avisa. Dentro de True agrega Enviar correo electrónico (V2) de Office 365 Outlook, dirigido a tu propia cuenta de prueba. Indica qué pasó y qué debe revisar una persona. En False no agregues acciones: el registro ya quedó hecho. Microsoft: conector Outlook
7. Prueba. Pulsa «Guardar» y después «Probar», con la opción «Manualmente». Envía una respuesta marcada «PRUEBA» desde el enlace para responder. La fila de Excel puede tardar hasta unos 30 segundos en verse: espera y actualiza antes de reenviar, para no duplicar filas ni avisos.
8. Lee el historial. En «Mis flujos» abre tu flujo. En su historial de ejecuciones de 28 días, que puede verse como «Historial de ejecución de 28 días», elige la ejecución por su fecha y hora. Revisa qué pasos quedaron correctos, con error u omitidos y abre sus entradas y salidas. Microsoft: historial y errores

En la sala, el historial del flujo de referencia se observa en la pantalla del docente: no necesitas acceso a su cuenta. Para tu evidencia basta leer una ejecución, propia o de la sala. La matriz del recurso 04 explica los resultados esperados y cómo anotar la lectura.

Detalles que evitan confusiones

• Formulario que no aparece en la lista. Los formularios de grupo, creados en Teams, SharePoint o un grupo de Microsoft 365, no aparecen en el desplegable del desencadenador. Abre la edición del formulario, copia de la dirección lo que va después de «FormId=» y pégalo en «Id. de formulario». Para evitarlo, crea tu formulario en Forms con tu propia cuenta.
• Acción omitida. Una acción de la rama que no se tomó aparece omitida, y es correcto. Si falla el registro, los pasos siguientes también quedan omitidos: es un error del registro, no una decisión No.
• Dato vacío. Un campo de la regla vacío necesita revisión: no es automáticamente No. Forms lo evita si las preguntas de la regla son obligatorias.
• Fecha en UTC. Si guardas la fecha con utcNow(), queda en UTC y termina en Z: 14:16Z son 11:16 en Santiago y 09:16 en Lima.
• Columna Aviso calculada. Si tu tabla calcula una columna Aviso con una expresión, esa expresión repite la regla; la rama que realmente se recorrió se confirma en el historial.
• Teams en lugar de Outlook. Es una alternativa opcional con requisitos propios; los repasa el apartado siguiente.
• SharePoint en lugar de Excel. Crea una lista con columnas equivalentes y usa la acción «Crear elemento». Microsoft: conector SharePoint

Si eliges Teams en vez de Outlook

El recorrido del taller usa Excel y Outlook, y tus evidencias no necesitan Teams: es una alternativa opcional. Si quieres probarla, la acción del conector Microsoft Teams se llama «Publicar un mensaje en un chat o canal» y conviene saber esto antes de empezar.

• Permiso de la organización. La acción exige que la aplicación Workflows, antes llamada Power Automate, esté permitida en el centro de administración de Teams. Si tu organización la bloquea, la acción falla y no puedes resolverlo tú: usa Outlook y documenta la limitación.
• Cuenta y costo. Sirve la misma cuenta Microsoft 365 de trabajo o estudio, con Teams habilitado. El conector es estándar, como Outlook: no es de pago.
• Dónde publica. En «Publicar en» eliges un canal de un equipo, un chat de grupo o un chat directo contigo. Para probar sin molestar a nadie, elige «Chatear con un bot de Flow» y ponte a ti como destinatario.
• Canales privados. No se admite enviar mensajes a canales privados. Usa un canal estándar.
• Quién firma el aviso. En «Publicar como» eliges «bot de Flow» o «Usuario»: el bot no vincula el mensaje a una persona y «Usuario» lo publica con tu nombre.

Microsoft: mensajes en Teams · Microsoft: conector Teams

Prompt para que un asistente te guíe

Si entregaste tu diseño el Día 1, usa primero el prompt de tu ficha: en «Mi trabajo», pulsa «Copiar prompt». Ya trae tu caso, tus campos, tu regla y tus pruebas. Usa este otro prompt si no tienes ficha o para completar lo que falte: cópialo entero y pega después tu ficha o tu comparativa.

Guíame para construir MI primera versión de un flujo AEC en Power Automate.
Soy principiante. Da un solo paso por mensaje y espera mi confirmación.
No pidas contraseñas, tokens ni datos personales.

Primero pregúntame si tengo la ficha de mi diseño del Día 1 (la descargo o
copio desde «Mi trabajo» en la app del taller). Si la tengo, pídeme pegarla
y úsala como fuente: caso, campos, regla y pruebas. Si no, pídeme mi
comparativa actual/propuesto. Si tampoco la tengo, usa el caso de referencia
descrito más abajo.

Después comprueba qué cuenta tengo. Necesito una cuenta Microsoft 365 de
trabajo o estudio con Forms y Power Automate; una cuenta personal no sirve.
Si no la tengo o me faltan permisos, no insistas: ayúdame a documentar la
limitación en una o dos frases y a leer una ejecución de la demostración.

No generes JSON, paquetes ni definiciones de flujo para importar. Guíame en
la interfaz y nombra las acciones como aparecen en español:
1. Microsoft Forms: «Cuando se envía una respuesta nueva».
2. «Obtener los detalles de la respuesta», con el mismo «Id. de formulario»
   y el «Id. de respuesta» del desencadenador.
3. Registrar antes de decidir: «Agregar una fila a una tabla» de Excel
   Online (Business), en un rango convertido en tabla, o «Crear elemento»
   en una lista de SharePoint. Elige una sola alternativa.
4. «Condición» con los valores exactos de las opciones de mi formulario.
   En el diseñador las ramas pueden verse como True y False: True es Sí.
5. Solo en True: «Enviar correo electrónico (V2)» de Office 365 Outlook,
   a mi propia cuenta. En False no hay aviso y el registro ya quedó hecho.

Caso de referencia: escalar una incidencia de obra. Formulario con urgencia
(alta, media, baja) y bloquea el avance (sí, no) como preguntas de elección
obligatorias. Registro en una tabla de Excel. Regla: urgencia = alta O
bloquea el avance = sí; basta una. Aviso por correo de Outlook.

Pruebas del caso de referencia:
A: alta / no, registra y avisa.
B: baja / no, registra sin aviso.
C: media / sí, registra y avisa.
Si mi caso es otro, deriva tres pruebas equivalentes de MI regla: una que
cumpla solo la primera condición, una que no cumpla ninguna y una que cumpla
solo la segunda. Si mi regla usa Y, ajusta los ejemplos y explícamelo.

Comprueba conmigo que Excel contiene una tabla con nombre, no solo celdas.
No inventes IDs de campos, archivos, listas, destinatarios ni expresiones.
Si la interfaz no coincide, pregúntame qué veo y consulta Microsoft Learn.
Si falta un dato obligatorio, no lo trates como falso. Si mi formulario no
aparece en la lista, puede ser un formulario de grupo: explícame cómo pegar
su identificador. Advierte que la fila de Excel puede tardar unos segundos
en verse, para que no reenvíe antes de tiempo.

Para leer una ejecución: Mis flujos, mi flujo, historial de ejecución de
28 días y la ejecución por fecha y hora. Ayúdame a anotar estado, paso
observado, resultado esperado, resultado obtenido y mensaje de error si lo
hubo. No digas que una prueba pasó hasta tener evidencia de lo observado.

No actives pruebas de pago ni conectores premium. No es necesario incorporar
IA al flujo. Al cerrar, resume qué quedó construido, qué se probó y qué
sigue pendiente. Mis tres evidencias son: comparativa, formulario creado o
limitación documentada, y lectura de una ejecución. No afirmes que aprobé
un certificado ni exijas que mi flujo funcione para presentarlas.

Fuentes oficiales para verificar acciones y pasos:
https://learn.microsoft.com/en-us/power-automate/forms/popular-scenarios
https://learn.microsoft.com/en-us/power-automate/get-started-with-cloud-flows
https://learn.microsoft.com/en-us/connectors/microsoftforms/
https://learn.microsoft.com/en-us/connectors/excelonlinebusiness/
https://learn.microsoft.com/en-us/power-automate/use-expressions-in-conditions
https://learn.microsoft.com/en-us/power-automate/fix-flow-failures

Cuando tengas tu lectura o tu limitación, regístrala en Construir y reportar (Día 2). Fuentes consultadas el 15 de septiembre de 2026.